MEMBANGUN STRATEGIC PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

Darmin A. Pella

images-wwwincrease-salescoukSistem manajemen kinerja (performance management system) yang solid dan berhasil dalam jangka panjang sekaligus menggunakan pendekatan strategik (strategic-approach) dan pendekatan berdasarkan karakteristik pekerjaan dan tanggung jawab pemegang jabatan (job/role-approach) 

Tulisan ini membahas bagaimana kita membangun sistem manajemen kinerja yang berdiri kokoh dan solid, bisa hidup selama bertahun-tahun, berjalan terus-menerus secara konsisten, dan benar-benar meningkatkan kinerja perusahaan.

Tanyalah pada seorang manajer, “apa saja aktifitas yang harus Anda lakukan setiap tahun dan cukup membuat Anda gerah melakukannya?”

Anda akan menemukan daftarnya. Dan jangan kaget, bila Anda menemukan salah satu item dalam daftar tersebut adalah melakukan penilaian prestasi karyawan (performance appraisal). Appraising performance, performance evaluation, penilaian karya, penilaian prestasi kerja, atau banyak istilah lain yang senada adalah salah satu aktifitas tahunan bagi seorang manajer yang mungkin” “seperti makan buah simalakama”.

Tidak dilakukan, itu adalah kewajiban, termasuk dalan calendar of event perusahaan. Dilakukan, manajer merasa masih saja ada yang kurang pada sistem penilaian yang ada. Kurang jelas sistemnya, kurang jelas tatacara penilaiannya, kurang jelas panduan nilainya, kurang jelas reward (dan punishmentnya), dan sejenisnya. Semua persepsi atas kekurangan yang ada dalam sistem performance appraisal tersebut bertanggungjawab menempatkan manajer pada posisi serba salah.

Then appraising performance is something managers have to do but a little bit reluctance to do it because unclarity how to do and purpose to do it.

Saya sering menjelaskan bahwa performance appraisal adalah suatu isu yang erat kaitannya dengan fenomena assymetric information. Informasi asimetrik menggambarkan telah terjadinya perbedaan kepentingan antara para pemegang saham (shareholders) dan para manajer. Di satu sisi, sebagai pengusaha, apapun bidang usaha Anda, Anda akan selalu memperhatikan bottom line. Apakah itu net profit, ROI, ROE, ROA, atau leverage ratio lainnya. Profit adalah revenue minus all cost. Atau penghasilan residual setelah semua faktor dalam proses produksi terbayarkan. Profit merupakan ukuran penting keberhasilan perusahaan secara konsisten karena menggambarkan nilai perusahaan (determine firm value) serta mencerminkan kemampuan perusahaan untuk terus eksis dalam jangka panjang (long-term ability to exist).


Profit merupakan signal yang cukup baik bagi investor untuk terus melanjutkan bisnisnya. Tanpa profit yang cukup, investor akan pergi atau bahkan sang entrepreneur menutup bisnisnya. Ini bukan sesuatu yang dikehendaki oleh semua pihak, bukan. Jadi dengan premis ini, manajer sebagai pengelola suatu bisnis semestinya berusaha mengelola profit setinggi-tingginya bagi perusahaan.


Tetapi kenyataannya di sisi lain, selain memburu profit, tindakan para manajer yang mengelola bisnis Anda tidaklah selalu sejalan dengan vested interest Anda sebagai investor. Para manajer yang bukan pemilik usaha, tidak merasa menanam modal, dapat tergerak untuk memikirkan dirinya sendiri terlebih dahulu. Hal alamiah pada diri manajer ialah memikirkan equity ratio antara input dan output dalam pekerjaannya. Jadi selain berkonsentrasi pada output pekerjaan, manajer dapat lebih tertarik mencermati berapa kompensasi yang ia peroleh, fasilitas apa saja yang didapatkan, dan fancy stufff lainnya. Tentu saja semua itu mengarah pada peningkatan kesejahteraan pribadi dan keluarga. Tidak ada yang salah dengan niat ini, bukan? Informasi asimetrik, senyatanya, di dunia bisnis manapun terjadi antara pengusaha dan pengelolanya.


Kondisi di atas menimbulkan perbedaan persepsi dan berpotensi menciptakan konflik perilaku manajerial. Menjembatani kondisi konflik kepentingan ini, yang dalam kamus manajemen sering disebut principal-agent problem, lahirlah konsep sistim kontrol manajemen (management control system). Pertanyaannya kemudian, bagaimana membuat sistim kontrol manajemen -atau dalam dunia manajemen SDM lebih jamak disebut sebagai fungsi performance management- mampu menunaikan tugasnya memenuhi kebutuhan semua pihak?


Berkaca pengalaman saya membantu perusahaan mendesain sistem performance managementnya, syarat agar suatu performance management system dapat memenuhi kebutuhan bisnis paling tidak ada tiga.

Pertama, link to company superstructure. Performance management system yang dikelola divisi SDM harus dikaitkan dengan misi, visi, strategi dan nilai-nilai perusahaan. Apapun indikator keberhasilan pekerjaan (Key Performance Indicator – KPI) yang digunakan, seharusnya ia mewakili kepentingan para investor bisnis tersebut atau superstruktur perusahaan. Bila tidak, maka apa yang dilakukan karyawan, dan bagaimana ia dievaluasi nanti tidak sejalan dengan apa yang diinginkan para pemegang saham (shareholder). Saya mungkin keliru, tetapi saya berpendapat mungkin inilah kelemahan yang paling sering terjadi pada sistem manajemen kinerja pada kebanyakan perusahaan di negeri ini.


Syarat kedua membangun sistem manajemen kinerja yang mampu bertahan untuk jangka panjang ialah involve the jobholder(s). Kita sebaiknya tidak menetapkan indikator apapun yang akan digunakan mengevaluasi suatu posisi dalam perusahaan tanpa melibatkan pemegang jabatan pada posisi tersebut. Tanpa melibatkan pemegang jabatan, kita akan mendapatkan sistem penilaian karyawan yang tidak bernyawa akibat rendahnya komitmen karyawan dalam pelaksanaannya.


…. Agar sistem kita berdiri kokoh dan solid, bisa hidup selama bertahun-tahun, berjalan terus-menerus secara konsisten, kita perlu bekerja keras membangun sistem kontrol manajemen yang membuat KPI bersifat swa-kelola .. . .


Pengalaman saya menunjukkan, semakin karyawan dilibatkan dalam proses identifikasi indikator penilaian pada posisinya sendiri, semakin tinggi komitmen karyawan untuk terlibat mensukseskan implementasi sistem penilaian tersebut. Komitmen karyawan pada semua program perbaikan perusahaan adalah isu yang sangat penting. Agar sistem kita berdiri kokoh dan solid, bisa hidup selama bertahun-tahun, berjalan terus-menerus secara konsisten, kita perlu bekerja keras membangun sistem kontrol manajemen yang membuat KPI bersifat swa-kelola. Dengan model swa-kelola inilah maka pemegang jabatan pemilik KPI lah yang paling berperan besar memelihara KPI.


Artinya pemegang jabatan lah yang paling memahami definisi KPInya dan target yang harus dicapai. Pemegang jabatan pula yang membuat rencana tahunan program apa saja yang akan dilakukan untuk mencapai target KPI tersebut. Dalam perjalanannya nanti, karyawan yang menjadi pemilik KPI (KPI Owner) lah yang paling memegang peranan besar dalam mencapai KPI, dalam melakukan apapun dipekerjaannya untuk mencapai sasaran keberhasilan pekerjaannya. Dalam prakteknya nanti, karyawan pemilik KPI lah yang paling bertanggung jawab melaporkan pencapaian KPI-nya secara rutin. Bahkan pemegang jabatan pula yang membuat analisa pencapaian KPI, analisa masalah-masalah yang dihadapi, dan alternatif pemecahannya.


Syarat ketiga yang tak kalah penting, dan menjadi pilar dua syarat terdahulu adalah adanya management sponsorship. Saya melihat ada perbedaan kualitas sistem manajemen kinerja antara perusahaan yang komitmen desain sistem performance managementnya datang dari manajemen puncak dan tidak. Saya melihat adanya perbedaan kecepatan absorpsi sistem manajemen kinerja pada operasional sehari-hari antara divisi yang atasannya berkomitmen tinggi dan rendah.

Tiga syarat di atas adalah hal yang mutlak. Dengan cara ini maka sistem performance management yang ada dapat mengatasi principal-agent problem yang disebut  assymetric information antara investor bisnis dan para pengelolanya akibat perbedaan interest antara keduanya. (dap)

 

 

6 Responses

  1. Apakah performance management system ini ada hubungannya dengan guidance yang diterbitkan ISO (International organization for Standardization) dengan nomor ISO 9004: 2000 atau ISO 9004 FDIS 2009?

    terimakasih atas jawabannya.

    • Saya kira, ISO bila disinergikan dengan CPM akan membuat standardisasi dan naluri berkompetisi berjalin menjadi sistem manajemen yang membantu perusahaan bersaing ke masa depan…Salam..

  2. Terimakasih atas uraian Performance Management System PMS yang diberikan. Apakah ini juga yang mendorong agar praktisi HR supaya dapat dengan attributes as a Leader ?

    Salam

    Marisi

    • Terima kasihkomentarnya. Praktisi HR dapat berdiri sejajar dengan Board bila bisa membicarakan SDM dalam terminologi bisnis. Jadi HR harus menguasai bisnis, dari segala segi dan fungsi value chain, primary maupun secondary activities…

  3. Terima kasih atas penjelasannya yang cukup membantu. Saat ini saya sedang belajar materi perkuliahan human capital management, sekolah bisnis dan manajemen ITB. Seringkali materi yang diajarkan kurang begitu jelas atau kabur sehingga tidak mendapat manfaat yg maksimal. Apakah memang materi human resources itu sulit untuk dijelaskan secara teori? Tidak seperti finance atau operation yg materi pembelajarannya cukup jelas. Apa mungkin karena materi bersifat kualitatif yg notabene sulit dipelajari dibandingkan dengan yg kuantitatif

    salam,
    Hafiz

    • Mas Hafiz Hudani, IMHO, berbagai bidang ilmu punya keindahannya sendiri. Materi HR sebaiknya tidak dihadapi seperti rumus fisika yang harus ditelan. Materi dan teori HR adalah alternatif kerangka berpikir. Harus didialogkan kenyataan di sekeliling kita agar “berbunyi”. Jadi yang perlu kita lakukan adalah membangun konstruk pemikiran sendiri. Mensistematisasikan. Membuat framework. Yang unik. Yang bekerja di pikiran kita. Bagai sebuah puzzle, pencerahan muncul ketika kita mampu merangkai berbagai teori menjadi versi unik kita sendiri untuk menimbulkan pencerahan. Ketika moment Aha ini terjadi, keindahan materi HR akan muncul dengan sendirinya.. Salam, DAP

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 872 other followers

%d bloggers like this: